cette page Ă pour but de mettre Ă disposition les Ă©lĂ©ments nĂ©cessaires Ă la crĂ©ation d’une Union de Quartier.
voici deux documents fondateurs :
un exemple de STATUT : exemple_STATUT_UQÂ (pdf)
un exemple de rÚglement intérieur : exemple_ReglementInterieur_UQ (pdf)
voici quelques éléments clefs de fonctionnement :
TĂąches prĂ©sidence :Â
A Garant du bon fonctionnement de lâassociation
- garant du fonctionnement des bureaux: convocation une semaine avant, Ă©laborer lâordre du jour, vĂ©rifier la transmission du compte rendu.
- garant de la gestion des Conseils dâAdministration (CA): : convocation une semaine avant, Ă©laborer lâordre du jour, vĂ©rifier la transmission du compte rendu.
- garant du bon dĂ©roulement de lâAssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale (AG) : prĂ©parer le rapport moral, prĂ©parer une proposition dâordre du jour Ă soumettre au CA, signer ou tamponner les cartes dâadhĂ©rent des nouveaux adhĂ©rents, contre signer le compte rendu de lâAG.
 B Garant de la communication et des débats publics
- garant de la communication : convocation une semaine avant, Ă©laborer lâordre du jour, vĂ©rifier la transmission du compte rendu.
- garant du bon dĂ©roulement des RĂ©unions Publiques: convocation un mois avant, co-construction avec les Ă©lu(e)s de la rĂ©union, Ă©laborer lâordre du jour, gestion du temps et des temps de parole (multiples de 20min, 10min parole, 10min questions) en tant quâanimateur, vĂ©rifier la transmission du compte rendu.
 TĂąches trĂ©sorerie :Â
- Tenir à jour le fichier des adhérents à jour de cotisation.
- Préparer le rapport financier annuel.
- RĂ©ceptionner les factures et Ă©tablir les chĂšques.
- Classer et ranger les factures pour archivage.
- Tenir Ă jour, chaque mois les comptes de lâassociation.
TĂąches secrĂ©tariat :Â
A – Tenir Ă jour la liste des adhĂ©rents, tenir Ă jour la durĂ©e des mandats des administrateurs.
DĂšs rĂ©ception dâun bulletin dâadhĂ©sion accompagnĂ© de son chĂšque, faire la carte dâadhĂ©rent et joindre par courrier une lettre de remerciements.
Adresser le bulletin dâadhĂ©sion et le chĂšque au trĂ©sorier. Au retour classer le bulletin.
B- Assurances: vĂ©rifier que les primes dâassurances sont bien rĂ©glĂ©es.
C- Coordination :
RĂ©union publique : PrĂ©voir les affiches (points Ă aborder) et la campagne dâaffichage. PrĂ©voir lâaccueil et les registres. PrĂ©venir la presse. PrĂ©venir nos adhĂ©rents individuellement ( courriel ou courrier).
Tour de quartier : Mettre Ă jour le tableau de suivi: Ă renvoyer une semaine avant Ă l’antenne de mairie pour prĂ©paration. Faire le point au maximum avec les membres du CA et les adhĂ©rents.
- Communication, répondeur téléphonique:
Faire circuler le tĂ©lĂ©phone mobile entre les membres. Mettre Ă jour le blog (site internet), et page facebook. Distribution de journaux restants Ă lâouverture de nouveaux immeubles. - PrĂ©paration du journal et de sa distribution. PrĂ©voir les articles avant les vacances dâĂ©tĂ©. GĂ©rer les pubs . GĂ©rer la distribution .
- Pour les bulletins : Prévoir une distribution aux adhérents sans courriel.
- Boites aux lettres : relĂšve une fois par quinzaine.
- Dossier de subventions : faire la demande via le site de la ville avec le trésorier et le président. .
- invitations et rĂ©unions municipales : avertir les membres du CA des invitations et thĂšmes pouvant les intĂ©resser. GĂ©rer les personnes pouvant ĂȘtre prĂ©sentes. Leur demander un compte rendu Ă©crit.
“Un grand rĂŽle dâĂ©coute et de synthĂšse des demandes de tous les habitants.”
AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale: PrĂ©voir les convocations adhĂ©rents pour 1 mois avant la date.  PrĂ©voir une salle, penser Ă lâassurance, prĂ©voir un pot. PrĂ©voir un accueil (avec les registres pour signature des adhĂ©rents, gestion des pouvoirs, des renouvellements d’adhĂ©sion).
Transmettre les infos officielles: Transmettre Ă la prĂ©fecture les noms des membres du nouveau bureau. Transmettre les infos gĂ©nĂ©rales de l’UQ au CLUQ (bulletins, journal, animations, rĂ©unions publiques …).