cette page Ă  pour but de mettre Ă  disposition les Ă©lĂ©ments nĂ©cessaires Ă  la crĂ©ation d’une Union de Quartier.

voici deux documents fondateurs :

un exemple de STATUT : exemple_STATUT_UQ (pdf)

un exemple de rÚglement intérieur : exemple_ReglementInterieur_UQ (pdf)

voici quelques éléments clefs de fonctionnement :

Tùches présidence : 

A Garant du bon fonctionnement de l’association

  • garant du fonctionnement des bureaux: convocation une semaine avant, Ă©laborer l’ordre du jour, vĂ©rifier la transmission du compte rendu.
  • garant de la gestion des Conseils d’Administration (CA): : convocation une semaine avant, Ă©laborer l’ordre du jour, vĂ©rifier la transmission du compte rendu.
  • garant du bon dĂ©roulement de l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale (AG) : prĂ©parer le rapport moral, prĂ©parer une proposition d’ordre du jour Ă  soumettre au CA, signer ou tamponner les cartes d’adhĂ©rent des nouveaux adhĂ©rents, contre signer le compte rendu de l’AG.

 B Garant de la communication et des débats publics

  • garant de la communication : convocation une semaine avant, Ă©laborer l’ordre du jour, vĂ©rifier la transmission du compte rendu.
  • garant du bon dĂ©roulement des RĂ©unions Publiques: convocation un mois avant, co-construction avec les Ă©lu(e)s de la rĂ©union, Ă©laborer l’ordre du jour, gestion du temps et des temps de parole (multiples de 20min, 10min parole, 10min questions) en tant qu’animateur, vĂ©rifier la transmission du compte rendu.

 Tùches trésorerie : 

  • Tenir Ă  jour le fichier des adhĂ©rents Ă  jour de cotisation.
  • PrĂ©parer le rapport financier annuel.
  • RĂ©ceptionner les factures et Ă©tablir les chĂšques.
  • Classer et ranger les factures pour archivage.
  • Tenir Ă  jour, chaque mois les comptes de l’association.

Tùches secrétariat : 

A – Tenir Ă  jour la liste des adhĂ©rents, tenir Ă  jour la durĂ©e des mandats des administrateurs.

DĂšs rĂ©ception d’un bulletin d’adhĂ©sion accompagnĂ© de son chĂšque, faire la carte d’adhĂ©rent et joindre par courrier une lettre de remerciements.

Adresser le bulletin d’adhĂ©sion et le chĂšque au trĂ©sorier. Au retour classer le bulletin.
B- Assurances: vĂ©rifier que les primes d’assurances sont bien rĂ©glĂ©es.

C- Coordination :

RĂ©union publique : PrĂ©voir les affiches (points Ă  aborder) et la campagne d’affichage. PrĂ©voir l’accueil et les registres. PrĂ©venir la presse. PrĂ©venir nos adhĂ©rents individuellement ( courriel ou courrier).

Tour de quartier : Mettre Ă  jour le tableau de suivi: Ă  renvoyer une semaine avant Ă  l’antenne de mairie pour prĂ©paration. Faire le point au maximum avec les membres du CA et les adhĂ©rents.

  • Communication, rĂ©pondeur tĂ©lĂ©phonique:
    Faire circuler le tĂ©lĂ©phone mobile entre les membres. Mettre Ă  jour le blog (site internet), et page facebook. Distribution de journaux restants Ă  l’ouverture de nouveaux immeubles.
  • PrĂ©paration du journal et de sa distribution. PrĂ©voir les articles avant les vacances d’étĂ©. GĂ©rer les pubs . GĂ©rer la distribution .
  • Pour les bulletins : PrĂ©voir une distribution aux adhĂ©rents sans courriel.
  • Boites aux lettres : relĂšve une fois par quinzaine.
  • Dossier de subventions : faire la demande via le site de la ville avec le trĂ©sorier et le prĂ©sident. .
  • invitations et rĂ©unions municipales : avertir les membres du CA des invitations et thĂšmes pouvant les intĂ©resser. GĂ©rer les personnes pouvant ĂȘtre prĂ©sentes. Leur demander un compte rendu Ă©crit.

“Un grand rĂŽle d’écoute et de synthĂšse des demandes de tous les habitants.”

AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale: PrĂ©voir les convocations adhĂ©rents pour 1 mois avant la date.  PrĂ©voir une salle, penser Ă  l’assurance, prĂ©voir un pot. PrĂ©voir un accueil (avec les registres pour signature des adhĂ©rents, gestion des pouvoirs, des renouvellements d’adhĂ©sion).

Transmettre les infos officielles: Transmettre Ă  la prĂ©fecture les noms des membres du nouveau bureau. Transmettre les infos gĂ©nĂ©rales de l’UQ au CLUQ (bulletins, journal, animations, rĂ©unions publiques …).