Créer votre Union de Quartier

cette page à pour but de mettre à disposition les éléments nécessaires à la création d’une Union de Quartier.

voici deux documents fondateurs:

• un exemple de STATUT: exemple_STATUT_UQ (pdf)
• un exemple de règlement intérieur: exemple_ReglementInterieur_UQ (pdf)

voici quelques éléments clefs de fonctionnement :

Tâches présidence : 

A- Garant du bon fonctionnement de l’association

• garant du fonctionnement des bureaux: convocation une semaine avant, élaborer l’ordre du jour, vérifier la transmission du compte rendu.
• garant de la gestion des Conseils d’Administration (CA): : convocation une semaine avant, élaborer l’ordre du jour, vérifier la transmission du compte rendu.
• garant du bon déroulement de l’Assemblée Générale (AG) : préparer le rapport moral, préparer une proposition d’ordre du jour à soumettre au CA, signer ou tamponner les cartes d’adhérent des nouveaux adhérents, contre signer le compte rendu de l’AG.

B- Garant de la communication et des débats publics

• garant de la communication : convocation une semaine avant, élaborer l’ordre du jour, vérifier la transmission du compte rendu.
• garant du bon déroulement des Réunions Publiques: convocation un mois avant, co-construction avec les élu(e)s de la réunion, élaborer l’ordre du jour, gestion du temps et des temps de parole (multiples de 20min, 10min parole, 10min questions) en tant qu’animateur, vérifier la transmission du compte rendu.

 Tâches trésorerie : 

• Tenir à jour le fichier des adhérents à jour de cotisation.
• Préparer le rapport financier annuel.
• Réceptionner les factures et établir les chèques.
• Classer et ranger les factures pour archivage.
• Tenir à jour, chaque mois les comptes de l’association.

Tâches secrétariat : 

A- Tenir à jour la liste des adhérents, tenir à jour la durée des mandats des administrateurs.

Dès réception d’un bulletin d’adhésion accompagné de son chèque, faire la carte d’adhérent et joindre par courrier une lettre de remerciements.

Adresser le bulletin d’adhésion et le chèque au trésorier. Au retour classer le bulletin.
B- Assurances: vérifier que les primes d’assurances sont bien réglées.

C- Coordination :

Réunion publique : Prévoir les affiches (points à aborder) et la campagne d’affichage. Prévoir l’accueil et les registres. Prévenir la presse. Prévenir nos adhérents individuellement ( courriel ou courrier).

Tour de quartier : Mettre à jour le tableau de suivi: à renvoyer une semaine avant à l’antenne de mairie pour préparation. Faire le point au maximum avec les membres du CA et les adhérents.

• Communication, répondeur téléphonique:
  Faire circuler le téléphone mobile entre les membres. Mettre à jour le blog (site internet), et page facebook. Distribution de journaux restants à l’ouverture de nouveaux immeubles.
• Préparation du journal et de sa distribution. Prévoir les articles avant les vacances d’été. Gérer les pubs . Gérer la distribution .
• Pour les bulletins : Prévoir une distribution aux adhérents sans courriel.
• Boites aux lettres : relève une fois par quinzaine.
• Dossier de subventions : faire la demande via le site de la ville avec le trésorier et le président.
• invitations et réunions municipales : avertir les membres du CA des invitations et thèmes pouvant les intéresser. Gérer les personnes pouvant être présentes. Leur demander un compte rendu écrit.

“Un grand rôle d’écoute et de synthèse des demandes de tous les habitants.”

Assemblée Générale: Prévoir les convocations adhérents pour 1 mois avant la date.  Prévoir une salle, penser à l’assurance, prévoir un pot. Prévoir un accueil (avec les registres pour signature des adhérents, gestion des pouvoirs, des renouvellements d’adhésion).

Transmettre les infos officielles: Transmettre à la préfecture les noms des membres du nouveau bureau. Transmettre les infos générales de l’UQ au CLUQ (bulletins, journal, animations, réunions publiques …).